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Confira o que você precisa saber!

Organizações que promovem viagens corporativas sabem a importância de uma boa gestão relacionada a essa área: estamos nos referindo às estratégias para redução de custos e um maior aproveitamento de tempo para os funcionários de modo geral.

Nesse sentido, automatizar alguns dos processos envolvidos pode ser bem eficaz. E é aí que entram as plataformas self-bookings.

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A seguir, explicaremos melhor sobre o assunto:

Plataformas self-bookings: o que são?

Basicamente, são plataformas que reúnem diversos recursos em um único lugar, não dependendo de “terceiros” para operar tranquilamente.

Especificamente falando de plataformas self-bookings de viagem, são aquelas que permitem que os próprios colaboradores façam solicitações de viagens, reservas e afins. Todavia, essas ações respeitam uma política de viagem elaborada pela empresa. Por exemplo: o valor das passagens não pode ultrapassar R$ 2.000,00.

Plataformas self-bookings: vantagens

Veja abaixo quais são as principais vantagens de usufruir as plataformas self-bookings:

#1 – Segurança nos pagamentos

Um dos principais pontos a serem bem avaliados é a segurança de informações e, claro, de pagamentos. Ao inserir um cartão de crédito, os dados ficam salvos em plataformas PCI Compliance (Payment Card Industry), com altos níveis de criptografia e segurança.

Em casos de faturas, o extrato fica disponível para checagem da organização.

#2 – Os processos são simplificados

Muitas empresas que realizam viagens corporativas trabalham ao “modo tradicional”, com departamentos especializados na gestão dessas viagens. Ou seja, que centralizam todas as ações: desde a reserva das passagens até o processo de reembolso – se necessário.

Mas, para que esses processos sejam feitos da forma mais completa e correta possível, os responsáveis pelo departamento levam MUITO tempo. Afinal, é preciso apurar todas as notas fiscais, sempre conferir a política de viagens estabelecida e afins.

Ao utilizar plataformas self-bookings – de preferência com as exigências da empresa já definidas e configuradas –, o processo é totalmente simplificado, uma vez que o próprio funcionário pode entrar e realizar as reservas. Além disso, o sistema fica encarregado pelos reembolsos e validação de recibos, o que otimiza muito tempo e reduz gargalos.

#3 – Automação de relatórios

Além da praticidade de várias ações que citamos no tópico anterior, também há a possibilidade de gerar relatórios completos de “uma vez só”, ao invés de ter todo o trabalho de exportar e organizar informações. Entretanto, isso dependerá dos tipos de integração disponíveis.

Principais características

Para escolher uma boa plataforma, é necessário se atentar aos seguintes pontos:

– Boa usabilidade no desktop e em dispositivos móveis

De forma geral, quando um usuário realiza o seu primeiro acesso, é preciso que ele identifique logo de cara como mexer na ferramenta, sem precisar de um manual de instruções ou algo do tipo.

Ademais, podemos afirmar que boa parte dos acessos à internet é proveniente de smartphones. Desse modo, a plataforma também precisa corresponder às expectativas de adaptação de usabilidade para todos os dispositivos.

– Suporte em tempo real

As ferramentas devem oferecer ajuda em tempo real aos usuários, seja por chat online no próprio site, WhatsApp ou telefone.

– Informações de passagens aéreas e hospedagens em tempo real

Uma boa plataforma precisa informar preços, disponibilidade e outros detalhes em tempo real, a fim de garantir que os usuários pesquisem e adquiram as melhores combinações entre itens como passagens aéreas e hospedagem.

– Facilidade nos pagamentos

A ferramenta deve permitir a configuração e parametrização das condições de pagamento com segurança. Por exemplo: ao configurar um cartão de crédito, todos os funcionários que acessarem a ferramenta podem realizar compras, sem necessariamente acessar os dados – lê-se: número do cartão, data de vencimento e código de segurança.

– Configurações dos níveis de acesso

As próprias empresas podem criar regras de utilização da plataforma, ao permitir que determinados usuários acessem relatórios e outros façam apenas a compra de suas próprias passagens, etc.

Exemplos de plataformas self-bookings

Ao identificar as principais características, muitas pessoas podem pensar que sites comuns como Decolar.com e o Booking – que realizam compra de passagens e reserva de hospedagens, respectivamente, se tratam de plataformas self-bookings. Mas, ainda que sejam dois sites intuitivos, que permitem a compra de itens de viagem sem ajuda de terceiros, não chegam a entrar na categoria que frisamos neste post.

Isso porque estamos falando de uma ferramenta ainda mais específica – voltada para empresas –, nas quais as mesmas podem criar suas próprias políticas de viagens, fornecendo total direcionamento nas compras dos funcionários para os deslocamentos corporativos.

Separamos dois exemplos:

#1 – PayTrack

A PayTrack é uma plataforma self-booking que centraliza os fornecedores de empresas, garante o cumprimento das regras dos usuários – diante à política de viagens que reforçamos – e realiza a integração da ferramenta ao backoffice da empresa.

Conta com algumas funções indispensáveis para organizações:

– Cotação Multi-agência;

– Políticas e regras;

– Integração com faturas;

– Controle de orçamento;

– Hotel preferencial;

– Agência interna;

– Função Delegate;

– Planejamento de roteiro.

#2 – OnFly

A OnFly também entra nessa categoria, e se define como “solução all-in-one com gestão de viagens e despesas em uma única plataforma, com intensivo uso de tecnologia e uma boa dose de calor humano”.

Disponibiliza os seguintes benefícios para organizações:

– Passagens com descontos;

– Gestão de despesas;

– Política de viagens;

– Fatura consolidada;

– Suporte;

– Cobrança transparente;

– Plataforma ágil;

– Mais de 320 mil hotéis espalhados pelo Brasil e mundo, com preços exclusivos.

Em suma, as plataformas self-bookings estão transformando as viagens corporativas ao simplificar processos com segurança e transparência.

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É possível conciliar trabalho e diversão? A Quick responde!

As viagens corporativas são indispensáveis para diversas organizações, principalmente quando falamos de vendas externas, congressos e outros eventos que exijam o deslocamento de funcionários.

Nesse sentido, algumas tendências surgem a fim de proporcionar mais conforto aos colaboradores. Hoje, falaremos sobre uma delas: bleisure.

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Entenda a origem do termo, o conceito, as vantagens e como as empresas colocam essa tendência em prática. Confira!

Bleisure: origem e conceito

O termo bleisure tem como origem a junção das palavras business (negócios) + leisure (lazer). Basicamente, isso quer dizer que os funcionários poderão unir o útil ao agradável: trabalhar e ao mesmo tempo ter momentos de diversão. Afinal, uma viagem corporativa não precisa ser cansativa ao tratar apenas de negócios, também é possível desfrutar das paisagens, fazer network, conhecer a cultura local e afins.

Mas, por trás disso, é claro que há muita organização, para que os compromissos de trabalho não sejam prejudicados. Os colaboradores cumprem os dias combinados e, geralmente, são liberados para turismo e outras atividades nos últimos dias.

Além disso, uma característica interessante dessa tendência é que os amigos ou familiares podem acompanhar no período adicional.

De acordo com dados de uma pesquisa do Bridge Street Global Hospitality, denominada The Bleisure Report 2014, 46% das pessoas entrevistadas já ficaram alguns dias a mais em suas viagens corporativas, enquanto 79% acreditam nos benefícios desta combinação.

Bleisure: vantagens

Sabemos que organizações que contam com culturas acolhedoras e prezam pelo bem-estar dos funcionários se destacam nos resultados. Isso porque os mesmos se sentem valorizados e motivados a desempenharem seus papéis da melhor forma possível.

Ao proporcionar bleisure, as empresas entram no ritmo deste novo cenário: incentivando os colaboradores, melhorando o rendimento perante ao mercado de trabalho e saindo à frente da concorrência.

Ademais, não são só os funcionários que sentem os efeitos positivos dessa tendência: outros setores da economia como as redes de transportes, gastronomia e hotelaria são beneficiadas, por exemplo, uma vez que durante a estadia, os hóspedes necessitarão de todos esses serviços.

Bleisure no cenário brasileiro

Apesar de ser uma forte tendência, a prática no Brasil permanece tímida – pelo menos até a data deste post. Isso se deve à resistência de empresas mais conservadoras, que acreditam que o lazer somado ao trabalho geram gastos “desnecessários” e podem tirar o foco.

Algumas (poucas) empresas adotaram a prática. Todavia, as negociações são totalmente “personalizáveis e internas”, por ainda não ter uma Política de Viagens definida para essa área.

A expectativa é que, futuramente, essa política seja redigida formalmente, com o objetivo de evitar desentendimentos – principalmente na parte de reembolsos, onde são separados os gastos do colaborador com atividades profissionais ou pessoais.

Aproveitando o gancho, é importante frisar que na bleisure, essa regra já fica quase que pré-definida: os gastos nos dias de lazer ficam na responsabilidade do próprio funcionário.

Como manter o controle de gastos nesse tipo de viagem?

As empresas que desejam colocar essa tendência em prática agora, precisam da regulamentação que citamos anteriormente. Nesse documento, deve constar todos os direitos e deveres de ambas as partes.

Além disso, é necessário indicar contatos de emergência, fornecedores e outros detalhes que a empresa julgue indispensáveis.

Por último, mas nunca menos importante, o planejamento financeiro. Nessa parte, é essencial discriminar a divisão de gastos. Por exemplo: a organização custeia passagens, hospedagens, transportes e alimentação. O que ficar fora disso, ficará a cargo do funcionário.

E aí, a empresa na qual você trabalha ou administra pratica – ou ao menos cogita – a implementação de bleisure?

Agora que você já sabe mais sobre esse assunto, pode torná-lo pauta nas próximas reuniões.

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