Viagens corporativas: entenda sobre o assunto em 3 pontos!

Viagens corporativas: entenda sobre o assunto em 3 pontos!

Com o aumento das demandas organizacionais, é bem comum que as empresas – sejam elas de pequeno, médio ou grande porte – promovam viagens para seus funcionários. Como por exemplo: idas a congressos, reuniões com clientes, feiras ou outros tipos de eventos. São as chamadas viagens corporativas.

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Nesse post, explicaremos tudo o que você precisa saber sobre o assunto. Confira!

#1 – Viagens corporativas: o que são?

De acordo com a definição da Copastur (2018), viagens corporativas “são aquelas feitas pelos funcionários de determinada organização em nome da instituição”.

O deslocamento desses funcionários pode ser por diversos motivos, como mencionamos no início do texto: feiras, congressos ou até mesmo visita aos chamados “clientes-chave”, geralmente para o fechamento de negócios ou outros assuntos que podem ser resolvidos apenas pessoalmente.

Nesse sentido, pelo menos a maioria das empresas que promovem viagens corporativas, não consideram um simples gasto com os colaboradores, e sim um investimento, uma vez que estes conseguem alguns benefícios como: estreitamento de laços com clientes ou fornecedores, sucesso em negociações, promoção da marca (em casos de feiras e congressos) e afins – o que consequentemente gera maior lucratividade.

#2 – Gestor de viagens corporativas: conheça o profissional por trás do processo

Para que essas viagens sejam devidamente controladas – e claro, obtenham sucesso –, há um profissional especializado na área por trás de tudo, denominado gestor de viagens corporativas. Essa contratação é indicada independentemente do porte da empresa – desde que realize o processo.

De forma prática, o gestor centralizará e analisará todas as informações referentes às viagens realizadas pela corporação, estabelecendo determinados critérios de controle de atividades e acompanhando todo o “desenrolar” da situação.

Dentre as principais responsabilidades deste profissional, podemos destacar:

– Controle de orçamento – quais serão os gastos necessários na viagem;

– Reserva de hotéis e passagens ou aprovação de reservas realizadas pelos próprios colaboradores;

– Assessoria aos viajantes;

– Definição das políticas de viagem;

– Sugestão de roteiro turístico – se houver parte recreativa durante a viagem;

– Elaboração de planilhas e relatórios para avaliação dos acionistas e diretores.

É importante frisar que, dependendo da forma de gestão e organização de cada empresa, pode ser que a gestão de viagens corporativas fique atrelada aos seguintes cargos: Analista de Suprimentos, Administrativo ou Financeiro; Coordenador(a) Administrativo/Financeiro; Analista de RH ou Secretários(as).

Isso é bem particular de cada empresa, mas um ponto em comum entre todas é que o uso de ferramentas para automatização desses processos é mais do que necessário, a fim de otimizar tempo e garantir mais eficácia de modo geral.

#3 – O pós-viagem precisa ser avaliado!

Por fim, o gestor de viagens corporativas avaliará criteriosamente os resultados obtidos no deslocamento dos funcionários, para assim manter ou realinhar estratégias.

Partindo desse ponto, o roteiro de viagem pode ser rediscutido e um novo planejamento pode ser feito. Essa avaliação leva em consideração cada detalhe: desde a qualidade do voo até o atendimento realizado pelo hotel.

Em suma, o cuidado com as viagens corporativas é super essencial, para essas ocorram da forma mais inteligente e eficaz possível.

 

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Postado em: agosto 31, 2020

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